Топливная логистика: как рассчитывать стоимость доставки на литр без скрытых допущений

Зачем считать доставку в пересчёте на литр

Стоимость рейса сама по себе не показывает, насколько выгодно организовано снабжение. Один и тот же маршрут может обходиться по-разному в пересчёте на литр, если меняются объём партии, число точек, время ожидания или условия разгрузки. Поэтому для сравнения вариантов нужна единая база расчёта и явный перечень включённых расходов.

Топливная логистика: рассчитывать стоимость доставки на литр без скрытых допущений — значит заранее определить, какие затраты относятся к доставке, какой объём считать доставленным и за какой период сравнивать результаты. Если эти условия не зафиксированы, две внешне похожие цифры могут описывать разные процессы.

Важно также не смешивать стоимость самого топлива и стоимость его перевозки. Для управленческого расчёта их можно показать рядом, но отдельными строками: так легче увидеть, что именно меняется при выборе другого графика или способа организации поставки.

Базовая формула

Для расчёта затрат на доставку используйте формулу:

Стоимость доставки на литр = относимые к доставке расходы за период ÷ объём топлива, принятый в точке назначения за тот же период.

В числитель включают только расходы, которые относятся к рассматриваемым поставкам. В знаменателе указывают объём, фактически принятый на объекте по согласованным документам или данным учёта. Период для обеих частей должен совпадать: например, месяц, неделя или выбранная группа рейсов.

Если нужно получить не стоимость логистики, а полную стоимость топлива на объекте, формулу расширяют:

Полная стоимость на литр = (стоимость топлива + относимые расходы на доставку и обработку) ÷ принятый объём.

Правило принципиальное: не включайте одну и ту же статью затрат дважды. Например, если перевозка уже учтена в цене поставщика, её нельзя повторно добавлять в расходы на доставку без проверки условий договора и состава цены.

Какие расходы включать

Состав затрат зависит от того, как организована поставка. Перед расчётом составьте перечень фактических статей и отметьте, какие из них меняются вместе с количеством рейсов, а какие распределяются между поставками.

Не добавляйте в расчёт условные суммы «на всякий случай». Если расход возможен, но его величина неизвестна, обозначьте его отдельно как допущение и покажите результат без него и с ним. Если данных пока нет, лучше указать пробел, чем маскировать его приблизительной цифрой.

Для распределяемых расходов заранее задайте правило: по числу рейсов, времени работы, объёму перевозки или другой измеримой базе. Менять правило между сравниваемыми вариантами нельзя — иначе вывод будет зависеть не от реальной эффективности, а от способа распределения.

Знаменатель: какой объём считать доставленным

Деление затрат на объём заказа подходит не всегда. Заказанный, отгруженный и принятый объёмы могут различаться, а в управленческом расчёте важно использовать одну и ту же методику для всех поставок.

Зафиксируйте, какой объём берётся за основу:

• заявленный к поставке;
• отгруженный поставщиком;
• принятый на объекте;
• принятый за период по данным выбранной системы учёта.

Для оценки затрат на снабжение объекта обычно полезно отдельно хранить плановый и фактически принятый объёмы. Тогда можно увидеть, откуда возникло расхождение, не смешивая его с тарифом перевозчика. Если объёмы сравниваются по разным источникам или правилам, обозначьте это в отчёте и не делайте вид, что данные полностью сопоставимы.

Любые потери или корректировки учитывайте только на основании принятых в компании данных и правил. Не закладывайте в расчёт предполагаемый процент без обоснования: такое допущение незаметно изменит стоимость каждого литра.

Как график поставок влияет на результат

График поставок ГСМ влияет на размер партии, частоту рейсов и распределение затрат между объёмами. Частые небольшие поставки и более редкие крупные партии могут иметь разную экономику, но универсального ответа, какой вариант выгоднее, нет. Его дают расчёты по конкретному объекту и условиям перевозки.

Сравнивайте варианты на одинаковом горизонте и учитывайте не только стоимость рейса. Для каждого графика укажите:

1. плановый объём и число поставок;
2. фактически принятый объём;
3. расходы, относящиеся к каждой поставке;
4. расходы, которые распределяются за период;
5. ограничения по приёмке и доступному запасу, если они подтверждены данными объекта.

Затем рассчитайте стоимость на литр по единой формуле. Отдельно проверьте сценарии отклонения от плана: если партия меньше ожидаемой, фиксированные расходы рейса распределяются на меньший объём. Это не готовый прогноз, а причина пересчитать показатель для фактического результата.

При проектировании собственной инфраструктуры параметры снабжения стоит рассматривать вместе с планируемым размещением и режимом работы объекта. Информацию о проектировании контейнерной АЗС можно уточнить на странице создания АЗС.

Расчётный и фактический показатель

Чтобы не скрывать допущения, ведите рядом две оценки:

• плановую — по предполагаемым объёмам и условиям;
• фактическую — по принятым объёмам и подтверждённым расходам.

В таблице расчёта полезно указывать период, источник каждого значения, правило распределения постоянных расходов и перечень исключённых статей. Например, если в показателе отражена только перевозка, так и назовите его: «расходы на перевозку на литр», а не «полная стоимость доставки».

Если данные по отдельной статье отсутствуют, оставьте её незаполненной или покажите отдельным сценарием. Не заменяйте неизвестное число средним значением без пояснения. Так руководитель сможет отличить проверенную себестоимость от предварительной оценки и понять, какие данные нужны для уточнения.

Учёт выдачи топлива — отдельная часть картины

Расходы на доставку и стоимость отпуска топлива относятся к разным этапам. Их можно сводить в общий управленческий отчёт, но важно не смешивать настройки учёта выдачи с расчётом расходов на перевозку.

В руководстве по эксплуатации контроллера «Квота-ТК» указано, что устройство позволяет установить стоимость одного литра топлива; если задано нулевое значение, ведётся только объёмный учёт. Для отображения стоимости и суммы выданного объёма необходим трёхстрочный дисплей LCD7DG. С однострочным дисплеем отображается объём, а стоимость можно просматривать через веб-интерфейс или внешнее управляющее устройство, поддерживающее вывод стоимости и суммы. Подробнее — в документации Гарвекс.

Эти данные могут помочь разделить учёт отпуска и логистические расходы, но сами по себе не заменяют первичные сведения о поставках, принятых объёмах и затратах на рейсы.

Короткий чек-лист перед сравнением

Перед тем как сопоставлять стоимость доставки на литр по разным графикам, проверьте:

• одинаковый ли период взят для расходов и объёмов;
• один и тот же ли объём используется в знаменателе;
• не включена ли перевозка уже в цену поставщика;
• какие расходы подтверждены, а какие являются допущениями;
• одинаково ли распределены затраты между вариантами;
• отдельно ли показаны плановые и фактические значения.

Вывод

Расчёт стоимости доставки топлива на литр начинается не с выбора удобной цифры, а с определения границ расчёта. Зафиксируйте состав затрат, базу объёма, период и правило распределения расходов. Затем сравнивайте графики поставок по одной формуле и отдельно отмечайте неподтверждённые допущения. Так результат будет понятен и проверяем, а изменения показателя можно будет связать с конкретными условиями снабжения.

Если вы проектируете топливную инфраструктуру и хотите обсудить, какие исходные данные подготовить для расчёта, оставьте заявку через контакты Гарвекс.